Обмен информацией является важнейшей основой для всех компаний. Без этого большинство не смогло бы ничего сделать. Учитывая это, неудивительно, что управление документами является важным аспектом повседневных бизнес-операций и может повлиять на долгосрочную производительность, успех и устойчивость бизнеса.
В последние годы модели работы быстро изменились. Способы сотрудничества и управления информацией в организациях изменились, поскольку теперь сотрудники могут выбирать, как и где им работать. Сегодня работодатели управляют более «кочевой» рабочей силой, опираясь на технологии на рабочих местах, чтобы удовлетворить постоянный спрос на переключение между удаленной, офисной и совместной работой. Теперь лидеры должны убедиться, что инфраструктура для обмена информацией и документами за стенами офиса остается пригодной для использования, чтобы обеспечить неизменную производительность, где бы сотрудники ни решили войти в систему.
Несмотря на доступные инструменты для достижения этой цели, управление документами и доступ к ним не так просты, как хотелось бы во многих организациях. Фактически, наше исследование показывает, что, хотя большинство лиц, принимающих решения в сфере ИТ, уверены в своей цифровой инфраструктуре и подходе, многие сотрудники по-прежнему испытывают трудности с доступом к документам. Очевидно, что существует разрыв между тем, как ИТ-команды воспринимают свои возможности, и реалиями, с которыми сотрудники сталкиваются каждый день. Устранение этого пробела в знаниях является важной частью стимулирования, а не препятствия прогрессу на пути к достижению долгосрочных бизнес-целей.
Поскольку сотрудники все чаще перемещаются между различными рабочими средами, лица, принимающие решения в сфере ИТ, должны признать, что современный и эффективный рабочий процесс — это такой, который дает сотрудникам доступ к любому типу документов, как бумажным, так и цифровым, где бы они ни захотели. Только тогда они смогут создать ориентированную на будущее рабочую среду, которая будет гибкой, учитывает все потребности сотрудников и сделает бизнес-процессы максимально эффективными и беспроблемными. Ричард Стюарт
Навигация по социальным ссылкам
Менеджер по маркетингу портфолио Workspace, Canon UK
Сочетание бумаги с цифрой
В последние годы цифровая трансформация сделала возможными эти новые способы работы. Оцифровка документов дает сотрудникам доступ ко всему, что им нужно для удаленного выполнения своих функций, повышая эффективность и предоставляя руководителям больше полномочий и контроля над тем, кто имеет доступ к документам на каждом этапе процесса.
Однако подход, основанный только на цифровых технологиях, может создать серьезный барьер для сотрудников, которым в рамках своей работы приходится работать с физическими документами. В результате руководители сталкиваются с проблемой объединения бумажных и цифровых рабочих процессов для значительной части своих сотрудников. Чтобы обеспечить долговечность гибких стратегий работы для сотрудников, эти лица, принимающие решения, должны оценить, как их оборудование и программное обеспечение интегрируются вместе, чтобы обеспечить бесперебойную работу сотрудников. Поощряйте эффективный и безопасный обмен электронными документами
Несмотря на ранние прогнозы о полной безбумажности офисов, реальность такова, что многим компаниям по-прежнему необходимы бумажные коммуникации с клиентами, персоналом или третьими лицами – например, внутренние коммуникации или рекламные материалы. Поэтому маловероятно, что компании действительно смогут устранить потребность в бумаге в будущем. Многие существующие бизнес-процессы выполняются в основном с использованием бумажных документов, но по-прежнему требуют быстрого и легкого перехода от бумажных рабочих процессов к цифровым. Очевидно, что лидеры осознают, что рабочий процесс, основанный только на цифровых технологиях, не может удовлетворить разнообразные потребности организации. Таким образом, разрозненные рабочие процессы могут ограничить устойчивость их бизнеса в долгосрочной перспективе.
Подпишитесь на информационный бюллетень Ny Breaking и получайте все лучшие новости, мнения, функции и рекомендации, необходимые вашему бизнесу для успеха!
К счастью, компаниям не придется находить этот баланс в одиночку. Поставщики наблюдают за изменениями в тенденциях работы и корректируют предложение своей продукции в соответствии со спросом. Фактически, некоторые облачные сканеры, представленные сегодня на рынке, компактны, быстро настраиваются и могут преодолеть разрыв между бумажными и цифровыми сканерами, облегчая загрузку файлов непосредственно в нужное место на собственном устройстве за считанные минуты. Управление хранением документов и многое другое
Помимо аппаратного обеспечения, сегодня предприятиям доступен широкий спектр программного обеспечения для управления документами, которое помогает оптимизировать сотрудничество между удаленными работниками. Выбор правильных опций, обеспечивающих бесперебойную и продуктивную работу, зависит от потребностей каждого отдельного бизнеса.
Например, некоторые системы предназначены для предприятий, которые хотят оцифровать процессы, которые раньше выполнялись только физически, в то время как другие хотят способствовать совместному использованию как бумажных, так и цифровых документов для совместной работы и большего контроля над правами доступа. Из-за огромного разнообразия вариантов крайне важно тщательно оценить варианты, чтобы система управления документами облегчила жизнь сотрудников.
Кочевая рабочая сила требует подхода, который органично сочетает в себе физическую и цифровую деятельность.. Способность сотрудника реализовать свой потенциал и продуктивно работать связана с его возможностью доступа к оптимизированным услугам на рабочем месте, особенно когда он мотивирован свободой работать в гибких местах.
Компании, которые смогут преодолеть разрыв между физическими и цифровыми способами работы, чтобы приспособиться к меняющимся потребностям бизнеса и сотрудников, останутся устойчивыми в долгосрочной перспективе. Мы перечислили лучшее облачное хранилище документов.
Эта статья была подготовлена в рамках канала Expert Insights от Ny BreakingPro, где мы рассказываем о лучших и ярких умах современной технологической индустрии. Мнения, выраженные здесь, принадлежат автору и не обязательно совпадают с мнением Ny BreakingPro или Future plc. Если вы заинтересованы в участии, вы можете прочитать больше здесь: https://www.techradar.com/news/submit-your-story-to-techradar-pro.
Статья добавлена ботом, с использованием машинного перевода : https://nybreaking.com/category/tech/
